Vad kostar en sjukskrivning för ett företag? Så kan ergonomiska investeringar minska kostnaderna

Vad kostar en sjukskrivning för ett företag? Svaret beror på medarbetarens lön, hur länge frånvaron pågår, vilken kompetens som saknas och hur arbetet påverkas. Kostnaden består dessutom av betydligt mer än sjuklönen. Produktionsbortfall, omfördelning av arbetsuppgifter, administration och rehabilitering kan göra den totala kostnaden betydligt större än den direkta lönekostnaden.

För företag innebär detta att förebyggande arbetsmiljöarbete inte bara är en fråga om välmående. Det är även en ekonomisk fråga. Genom att upptäcka belastningsrisker tidigt och investera i ergonomiska arbetsplatser kan arbetsgivare minska risken för att mindre besvär utvecklas till längre sjukskrivningar.

Vad ingår i kostnaden för en sjukskrivning?

När en medarbetare blir sjuk uppstår flera kostnader samtidigt. Vissa är enkla att se i ekonomisystemet, medan andra märks genom lägre kapacitet, försenade projekt eller ökad arbetsbelastning för resten av organisationen.

• Sjuklön och arbetsgivaravgifter: Företaget står för ersättning under den första delen av sjukperioden enligt gällande regler.
• Produktionsbortfall: Arbetsuppgifter blir försenade, prioriteras om eller utförs inte alls.
• Ersättare och övertid: Kollegor, konsulter eller vikarier kan behöva täcka upp för frånvaron.
• Administration och rehabilitering: Chefer, HR och företagshälsovård behöver lägga tid på planering, uppföljning och arbetsanpassning.
• Påverkan på arbetsgruppen: Högre belastning på kollegor kan påverka engagemang, kvalitet och risken för ytterligare frånvaro.

Det gör att kostnaden för sjukfrånvaro sällan kan räknas ut enbart genom att titta på den sjukskrivna medarbetarens lön. För att få en mer rättvisande bild behöver företaget även bedöma hur verksamheten påverkas runt omkring personen.

Direkta och indirekta kostnader

De direkta kostnaderna är de utgifter som tydligt går att koppla till frånvaron. Det kan handla om sjuklön, avgifter, övertid eller kostnaden för en vikarie. Dessa poster är vanligtvis relativt enkla att identifiera.

De indirekta kostnaderna kan vara svårare att mäta men minst lika viktiga. En erfaren medarbetare kan exempelvis bära på kunskap som inte snabbt går att ersätta. När personen är frånvarande kan beslutsprocesser ta längre tid, kundkontakter påverkas och kollegor behöva lägga tid på uppgifter som ligger utanför deras vanliga roller.

Långvarig frånvaro kan dessutom påverka kontinuiteten i ett team. När arbetsuppgifter fördelas om under en längre tid finns en risk att belastningen ökar för andra medarbetare. På så sätt kan en enskild sjukskrivning få följdeffekter för en större del av verksamheten.

Vad kostar en sjukskrivning i praktiken?

Det finns inget belopp som gäller för alla företag. En sjukskrivning för en specialist med en central roll kan påverka verksamheten på ett helt annat sätt än en kort frånvaro i en organisation där arbetsuppgifterna enkelt kan fördelas om.

En praktisk beräkning kan utgå från medarbetarens lönekostnad och sedan lägga till företagets uppskattning av produktionsbortfall, administration, övertid, eventuella ersättare och rehabiliteringsinsatser. Det är också relevant att bedöma värdet av förseningar, tappad försäljning eller minskad servicegrad.

Syftet behöver inte vara att få fram en exakt summa på kronan. En översiktlig beräkning kan vara tillräcklig för att synliggöra att förebyggande insatser ofta kostar betydligt mindre än återkommande eller långvarig sjukfrånvaro.

Belastningsskador utvecklas ofta gradvis

Arbetsrelaterade belastningsbesvär uppstår sällan vid ett enda tillfälle. De utvecklas ofta genom små, upprepade belastningar som fortsätter dag efter dag. Vid kontorsarbete kan det handla om statiska arbetsställningar, repetitiva rörelser och utrustning som inte är anpassad efter användaren.

De första signalerna kan vara stelhet i nacken, trötthet i axlarna, stickningar i händerna eller värk i handled och underarm. Om signalerna ignoreras och arbetssättet förblir oförändrat kan besvären förvärras. Med tiden kan de påverka arbetsförmågan och i vissa fall leda till behov av sjukskrivning och rehabilitering.

Det förebyggande arbetet bör därför börja innan någon får så stora besvär att arbetet inte längre kan utföras. Tidiga samtal, riskbedömningar och enkla justeringar av arbetsplatsen kan ha stor betydelse.

Vanliga ergonomiska risker vid kontorsarbete

Kontorsarbete uppfattas ibland som fysiskt skonsamt, men kroppen kan belastas även när rörelserna är små. Om samma rörelse upprepas många gånger eller om muskler hålls spända under långa perioder får kroppen begränsade möjlighet till återhämtning.

En traditionell datormus är ett exempel. Eftersom musen vanligtvis ligger vid sidan av tangentbordet behöver användaren föra armen bort från kroppen. Det kan skapa statisk belastning i axel, nacke och skulderparti. Samtidigt utför handen och underarmen ett stort antal små rörelser under arbetsdagen.

Andra vanliga risker är en skärm som står för lågt, tangentbord och pekdon som ligger för långt bort, avsaknad av stöd för armarna och för lite variation mellan sittande, stående och rörelse.

Så kan ergonomiska investeringar minska kostnaderna

Ergonomiska investeringar handlar inte bara om att köpa nya produkter. Det handlar om att utforma arbetsplatsen och arbetsdagen så att medarbetarna får möjlighet att arbeta med mindre belastning och större variation.

En centrerad mus från Mousetrapper placeras framför tangentbordet och gör att händerna kan hållas nära kroppen. Det minskar behovet av att föra armen åt sidan och kan bidra till en mer avslappnad arbetsställning för händer, armar, axlar och nacke. Med MT Keys kan återkommande funktioner dessutom anpassas för att minska onödiga rörelser.

Ett höj- och sänkbart skrivbord skapar möjlighet att växla mellan sittande och stående. En ergonomisk ståmatta kan göra den stående positionen bekvämare, medan underarmsstöd kan hjälpa till att avlasta axlar och överkropp. Det är kombinationen av rätt utrustning, kunskap och goda rutiner som skapar störst effekt.

Ergonomi som en del av arbetsmiljöarbetet

Ergonomi bör inte hanteras som en enskild insats när någon redan har fått ont. Det behöver vara en återkommande del av företagets arbetsmiljöarbete. Arbetsgivaren behöver undersöka risker, genomföra åtgärder och följa upp om förändringarna fungerar.

En ergonomisk genomgång kan exempelvis genomföras vid nyanställning, flytt till nya lokaler eller införande av hybridarbete. Den kan också bli en del av medarbetarsamtal och skyddsronder. På så sätt blir ergonomi ett gemensamt ansvar och inte något som enbart uppmärksammas när problemen redan har blivit stora.

Arbetsmiljöklustret bör även omfatta kunskap och beteenden. En bra stol eller mus gör mindre nytta om medarbetaren inte vet hur utrustningen ska ställas in eller om arbetet saknar utrymme för pauser och variation.

Distansarbete kräver samma uppmärksamhet

Hybrid- och distansarbete innebär att medarbetare ofta växlar mellan flera arbetsplatser. Hemma kanske arbetet utförs vid ett köksbord, med en bärbar dator och utan de hjälpmedel som finns på kontoret. Det kan skapa stora skillnader i belastning under veckan.

Arbetsgivare bör därför se ergonomin som en sammanhängande fråga oavsett var arbetet utförs. Portabla produkter, tydliga instruktioner och dialog om hemmakontoret kan bidra till att minska riskerna. Det är också viktigt att skapa en kultur där medarbetare känner att de kan lyfta tidiga besvär innan de påverkar arbetsförmågan.

Förebyggande insatser som företag kan börja med

Ett bra förebyggande arbete behöver inte börja med ett omfattande projekt. Företaget kan först kartlägga vilka besvär som förekommer och vilka arbetsmoment som skapar störst belastning.

• Genomför regelbundna ergonomiska riskbedömningar.
• Ge medarbetarna kunskap om arbetsställning, variation och återhämtning.
• Erbjud individuellt anpassningsbar utrustning.
• Följ upp tidiga tecken på smärta, stelhet och domningar.
• Inkludera ergonomi vid distans- och hybridarbete.
• Gör pauser och rörelse till en naturlig del av arbetsdagen.

Genom att arbeta systematiskt blir det också enklare att se vilka åtgärder som ger effekt. Företaget kan exempelvis följa utvecklingen av sjukfrånvaro, återkommande besvär och medarbetarnas upplevelse av arbetsmiljön.

Ergonomi stärker mer än den fysiska hälsan

En arbetsplats som visar att medarbetarnas hälsa prioriteras kan även påverka trivsel och engagemang. När rätt utrustning finns på plats och problem tas på allvar blir det lättare för medarbetarna att fokusera på sina arbetsuppgifter.

Ergonomiska investeringar kan därför ses som en del av företagets arbete med produktivitet, kompetensförsörjning och attraktivitet som arbetsgivare. De kan bidra till att medarbetare orkar arbeta hållbart över tid och att värdefull kompetens stannar kvar i organisationen.

Sammanfattning

Vad kostar en sjukskrivning för ett företag? Den totala kostnaden består av betydligt mer än sjuklön. Produktionsbortfall, övertid, administration, rehabilitering och ökad belastning på kollegor kan göra sjukfrånvaron kostsam för hela verksamheten.

Genom att arbeta förebyggande med ergonomi kan företag minska riskerna för belastningsbesvär och skapa bättre förutsättningar för en frisk och hållbar organisation. Anpassningsbar utrustning, regelbundna riskbedömningar och en arbetskultur som uppmuntrar variation och återhämtning är viktiga delar av ett systematiskt arbetsmiljöarbete.